NOM-151 en procesos empresariales: ¿en qué momentos cobra relevancia?
Conoce qué documentos digitales conviene respaldar ante auditorías, controversias y requerimientos de cumplimiento, y cómo la NOM-151 contribuye a su conservación e integridad.
Las organizaciones generan diariamente contratos, expedientes, comprobantes, comunicaciones, autorizaciones y otros documentos que forman parte de su operación. Con el tiempo, algunos de ellos pueden convertirse en elementos relevantes para acreditar una decisión, atender una auditoría o sustentar una posición jurídica.
Por ello, la gestión documental requiere considerar desde el origen qué información podría necesitar mayores elementos de respaldo.
Auditorías y requerimientos
Ante una revisión interna, externa o de autoridad, puede ser necesario localizar información generada meses o años atrás y contar con elementos que permitan acreditar las condiciones bajo las cuales ha sido conservada.
Controversias
Contratos, comunicaciones, autorizaciones y otros mensajes de datos pueden adquirir relevancia probatoria cuando surge una diferencia entre las partes. Su adecuada conservación contribuye a sustentar su integridad.
Cumplimiento
Determinados procesos requieren políticas de conservación documental alineadas con las obligaciones aplicables a la organización. Identificar estos documentos permite establecer mecanismos de respaldo acordes con su nivel de criticidad.
Gestión documental
La información digital atraviesa diferentes sistemas, responsables y etapas durante su ciclo de vida. Incorporar mecanismos de conservación permite fortalecer la trazabilidad de documentación relevante.
La NOM-151 establece requisitos para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Dentro de una estrategia documental, su aplicación puede concentrarse en aquellos procesos donde la integridad y conservación de la información tienen una relevancia jurídica, regulatoria u operativa particular.
El punto de partida está en identificar qué documentos sostienen decisiones, obligaciones y operaciones críticas dentro de la organización.
